Articles 2 et  4 du règlement.

Les actes sont transmis directement et dans les meilleurs délais entre les entités d’origine et requises. Sont concernés la transmission des actes, demandes, confirmations, accusés de réception, attestations et toutes pièces.

Les actes ainsi que toutes les pièces transmises sont dispensés de légalisation et de toute formalité équivalente.

Le rôle de l’entité d'origine est de transmettre l’acte destiné à être signifié ou notifié au destinataire.

L’entité d’origine doit s’assurer que l’acte entre dans le champ d’application du règlement.  Il doit s’agir d’un acte judiciaire ou extrajudiciaire en matière civile et commerciale uniquement. Sont expressément exclus les matières fiscales, douanières ou administrative, la responsabilité de l’Etat pour des actes ou des omissions comme dans l’exercice de la puissance publique (source : article1.1). Il ne s’applique pas non plus lorsque l’adresse du destinataire n’est pas connue (source : article 1.2).

La traduction de l’acte n’est pas obligatoire. Cependant, l’entité d’origine doit obligatoirement aviser le requérant (ou son mandataire) qui lui a remis l’acte aux fins de transmission que le destinataire peut le refuser de l’accepter s’il n’est pas établi dans l’une des langues suivantes :

(Source : articles 5 et  8.1.)

En pratique, l’entité d’origine sera dispensé de cette formalité lorsque l’acte est déjà accompagné d’une traduction, ou si le requérant indique au préalable qu’il n’entend pas faire traduire l’acte.

Allez sur l'Atlas judiciaire européen, puis modifiez la langue selon les besoins.

Compléter les champs en indiquant le nom de la ville dans la langue du pays de destination (par exemple ATHINA, LONDON, WARSZAWA, etc.).

L’acte à transmettre est accompagné d’une demande établie au moyen du formulaire type prévu à l’article 4 du règlement figurant à l’annexe I. Ce formulaire est complété dans la langue officielle de l’Etat membre requis ou, s’il existe plusieurs langues officielles dans cet Etat membre, dans la langue officielle ou l’une des langues officielles du lieu où il doit être procédé à la signification ou à la notification, ou, dans toute autre langue dont l’Etat membre requis aura indiqué qu’il peut l’accepter.

Lorsque l’entité d’origine souhaite que lui soit retourné un exemplaire de l’acte avec l’attestation d’accomplissement ou de non-accomplissement des formalités visée à l’article 10 (formulaire 6), elle adresse l’acte à signifier ou à notifier en double exemplaire.

En résumé, l’entité d'origine doit transmettre à l’entité d’requise :

L’entité d'origine doit compléter le formulaire 1 prévu par l’article 4 du règlement.
Le point 6.2 du formulaire concerne la date ou le délai à partir de laquelle/duquel la signification ou la notification n’est plus requise. Cette rubrique est facultative. Si vous la complétez, l’entité requise sera déchargée définitivement de sa mission passé ce délai ou cette date et l’acte ne sera donc jamais signifié ou notifié à son destinataire.  Vous devez donc être certain de ne plus avoir besoin de la signification si celle-ci intervient passé un certain délai.

La transmission peut être effectuée par tout moyen approprié, sous réserve que le contenu de l’acte reçu soit fidèle et conforme à celui de l’acte expédié et que toutes les mentions qu’il comporte soient aisément lisibles.

Chaque Etat membre a indiqué les moyens de réception des actes dont les entités disposent. Pour cela, consultez les communications des Etats membres.

Il est conseillé lorsque cela est prévu d’adresser les pièces par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Cela permet de s’assurer que l’entité a bien reçu les pièces et de la date de réception de ces pièces.

Une provision pour couvrir le coût de l’acte peut vous être demandée.

L’entité requise doit adresser à l’entité d’origine un accusé de réception dans les sept jours de la réception (source : article 6.1).

L’entité requise doit prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la signification ou la notification de l’acte dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de sa réception (article 7.2).

Une fois les démarches réalisées, l’entité requise vous en informera au moyen du formulaire prévu à l’article 10 du règlement. Ce formulaire sera retourné au requérant.