Ce séminaire a été organisé par le ministère de la justice de la République tchèque, le bureau permanent de la Conférence de La Haye de droit international privé et le ministère de la justice d'Espagne. Le projet est financé par la Commission européenne.
Rappelons en premier lieu que l'apostille est un procédé qui permet à un document authentique émis dans un Etat d'être reconnu et utilisé dans un autre Etat, sans avoir besoin d'une procédure de reconnaissance compliquée et coûteuse. La convention du 5 octobre 1961 supprimant l'exigence de légalisation des actes publics étrangers, dite « convention apostille » est l'œuvre de la Conférence de La Haye de droit international privé (HccH). La Conférence de La Haye a initié en 2006 un grand mouvement afin de permettre de faire entrer l'apostille dans l'ère numérique. Le projet e-Apostille (e-APP, pour e-Apostille Pilot Program, programme pilote d'apostilles électroniques) a pour objet de coordonner les actions des Etats afin de développer et d'harmoniser l'apostille électronique. Il doit s'étendre sur une durée de dix-huit mois. L'Espagne est partenaire du projet. La Finlande, la France et la République tchèque en sont partenaires associées.
Après Helsinki (Finlande) en février 2011 (voir notre article sur notre site), c'était au tour de la République tchèque d'accueillir la trentaine de délégations venue d'Europe mais également d'Amérique du Sud et d'Asie. L'UIHJ y était représentée par son premier secrétaire, Mathieu Chardon.
Zuzana Fiserova, directrice du Département international des affaires civiles (République tchèque), a souhaité la bienvenue aux participants et leur a souhaité de fructueux travaux. José de la Mata Amaya, directeur général de la Modernisation de l'administration de la justice en Espagne, responsable du projet e-APP pour son pays, a remercié les participants. Il a annoncé que l'apostille électronique est maintenant opérationnelle en Espagne.
Christophe Bernasconi, premier secrétaire de la Conférence de La Haye, a salué l'ensemble des participants. Il a remercié en particulier l'Espagne et José de la Mata Amaya pour leur travail dans le domaine de l'apostille électronique, le représentant de la Commission européenne pour le soutien financier au projet, ainsi que Lucia Prieto Rios, project manager engagée par la Conférence de La Haye et le ministère de la justice d'Espagne. Il a présenté à nouveau le projet, en particulier à l'attention des nouveaux pays participants. Il a rappelé que cette convention est la plus utilisée des 39 conventions élaborées par la Conférence de La Haye. Malgré ses bientôt cinquante années d'existence, la convention apostille du 5 octobre 1961 est plus jamais d'actualité : la plupart des pays l'ont adoptée au cours des dix dernières années, pour être aujourd'hui utilisée dans 101 Etats. M. Bernasconi a souligné l'intérêt d'une apostille électronique, comme il l'avait déjà fait à Helsinki, en soulignant les dernières avancées.
Pavla Bellonova, chef du Département du droit international privé du ministère de la justice de la République tchèque, a fait une présentation des bases d'une possible mise en place de l'apostille électronique dans son pays. Elle a indiqué que cette mise en place se base sur une notification des documents de façon sécurisée et par un travail préparatoire sur le registre électronique des apostilles.
José de la Mata Amaya, Angelines Turon Turon et Javier Parra (Espagne), ont informé les participants des dernières avancées de l'apostille électronique en Espagne. Un décret ministériel établissant la création du registre électronique des apostilles a été publié le 14 mai 2011. Un décret royal doit être publié pour désigner les autorités compétentes pour publier les apostilles en Espagne. M. de la Mata Amaya a présenté un film promotionnel sur l'e-Apostille espagnole. Ce film peut être visionné à l'adresse suivante :
http://www.youtube.com/watch?v=qfXJc9iCfx4
Une table ronde sur le futur de l'e-Apostille en Europe centrale et de l'Est s'est ensuite engagée. Il a été notamment question de la possibilité d'exporter le modèle espagnol. Des représentants de République tchèque, d'Espagne, de Hongrie, de Roumanie et de Slovaquie ont participé à cette table ronde modérée par Christophe Bernasconi.
Puis, Niovi Ringou, représentant de la Commission européenne, a débattu avec le premier secrétaire de la Conférence de La Haye, sous la modération de Mayela Celis (HccH), de la question de l'e-Apostille comme un moyen de renforcer et de faciliter l'utilisation sécurisée de documents de nature authentique au sein de l'Union européenne et à l'étranger.
Enfin, les conclusions et les recommandations de la réunion ont été proposées et adoptées par les participants. Parmi celles-ci, il a été noté que les Etats contractants sont encouragés à considérer que la mise en place d'une e-Apostille est un outil efficace pour renforcer la sécurité et l'efficacité de la convention Apostille. Plusieurs Etats considèrent aussi la possibilité de mettre en place dans leur pays le système espagnol d'e-Apostille.
Le dernier séminaire régional du projet e-APP devrait se tenir à Paris (France) les 4 et 5 octobre 2011.
Cette manifestation correspondra exactement au cinquantième anniversaire de la Convention apostille. Ce n'est évidemment pas un hasard !
Pour plus d'informations, voir le site de la Conférence de La Haye de droit international privé (http://www.hcch.net) et son espace apostille :
http://www.hcch.net/index_fr.php?act=text.display&tid=37
