L'UIHJ suit régulièrement et avec beaucoup d'intérêt les travaux de la Conférence de La Haye de droit international privé sur la convention de La Haye du 5 octobre 1961, dite convention apostille.
Pendant quatre jours, l'UIHJ a assisté aux travaux de cette commission spéciale de la Conférence de La Haye.
L'apostille est un procédé qui permet à un document authentique émis dans un Etat d'être reconnu et utilisé dans un autre Etat, sans avoir besoin d'une procédure de reconnaissance compliquée et coûteuse. Depuis 2006, la Conférence de La Haye, auteur de la Convention apostille, a initié un grand mouvement afin de permettre de faire entrer l'apostille dans l'ère numérique. Le projet e-Apostille (e-APP, pour e-Apostille Pilot Program, programme pilote d'apostilles électroniques) a pour objet de coordonner les actions des Etats afin de développer et d'harmoniser l'apostille électronique.
La convention apostille est la convention de La Haye la plus utilisée au plan mondial. Des millions d'apostille sont émises et acceptées chaque année.
L'objet de la commission spéciale était de mesurer l'application pratique de la convention auprès des 104 pays qui l'appliquent. 75 pays et grandes organisations et institutions internationales, parmi lesquelles l'Union européenne, le Collège des Notaires d'Australie et de Nouvelle-Zélande (ANZCN), la Banque mondiale, la Commission internationale de l'état civil (CIEC), l'International Criminal Police Organization (ICPO-INTERPOL), l'Office européen des brevets (OEB), et l'United Kingdom and Ireland Notarial Forum (UKINF) étaient présents pour cette réunion d'une ampleur internationale exceptionnelle. L'UIHJ était représentée par son président, Leo Netten, et son premier secrétaire, Mathieu Chardon.
La commission spéciale a été ouverte par Paul Vlas, président du Comité gouvernemental néerlandais sur le droit international privé. Fernando Marani (Argentine) a été ensuite élu en qualité de président de la Commission spéciale. Hans van Loon, secrétaire général de la Conférence de La Haye a souhaité à tous la bienvenue. Il a indiqué que son organisation est à la disposition des parties qui souhaiteraient adhérer à la convention. Le secrétaire général a indiqué que les objectifs de la Commission spéciale étaient d'évaluer la mise en œuvre des conclusion et des recommandations adoptées lors de la Commission spéciale de 2009, avaliser le texte du projet de Manuel sur la convention Apostille et clarifier le champ d'application de la convention.
Christophe Bernasconi, secrétaire général adjoint de la Conférence de La Haye, est intervenu à de nombreuses reprises pour donner des éclairages sur les différents aspects de la convention Apostille.
Pendant les trois jours qui ont suivi, différents thèmes ont été abordés et discutés : le manuel d'utilisation de la convention, l'application de la convention, les autorités compétentes et l'accès aux services d'apostille, l'émission d'apostilles, l'enregistrement des apostilles, l'acceptation et le rejet des apostilles dans un Etat de destination, ou encore le programme apostille électronique (e-APP).
Pendant les discussions, un observateur de la Banque mondiale a considéré que la convention apostille facilitait « la création d'entreprises à l'étranger, en instaurant une règlementation propice à l'investissement direct à l'étranger ».
Parmi les conclusions qui ont été adoptées à l'issue de la Commission spéciale, on peut noter la reconnaissance de l'importance du programme e-APP « en tant qu'outil performant pour améliorer l'efficacité et la sécurité du fonctionnement de la convention ». Il apparaît que son utilisation est de plus en plus étendue.
A cet égard, le 8e forum international sur l'e-APP se tiendra en 2013 à Montevideo (Uruguay). Enfin, la Commission spéciale a approuvé le Manuel sur le fonctionnement pratique de la convention apostille et a invité le bureau de la Conférence de La Haye à en parachever le texte en tenant compte des questions abordées lors de la réunion.
