La réunion comprenait des représentants de 20 pays (Afrique du Sud, Allemagne, Brésil, Canada (Province du Québec), Finlande, France, Lettonie, Malte, Paraguay (en la personne de José Raul Torres Kirmser, ministre de la Cour suprême), Pays-Bas, Philippines, Portugal, Royaume-Uni, Fédération de Russie, Slovaquie, Suède, Suisse, République tchèque, USA, Venezuela), de l'Union européenne, et de l'UIHJ, en la personne de son premier secrétaire, Mathieu Chardon.
Christophe Bernasconi, secrétaire général de la Conférence de La Haye, a souligné les objectifs des trois journées de travail. Dans le cadre de son mandat, la Conférence de La Haye est chargée d'élaborer un nouveau manuel sur la convention de La Haye du 18 mars 1970 sur l'obtention des preuves à l'étranger en matière civile et commerciale (la convention preuve) et de réviser le manuel existant sur la convention de La Haye du 15 novembre 1965 relative à la signification et la notification à l'étranger des actes judiciaires et extrajudiciaires en matière civile et commerciale (la convention signification).
Les travaux étaient modérés par Wiliam Fritzlen, Attorney advisor, US Department of State, Washington, DC (USA), et dirigés par Mayela Celis et Alexander Kunzelmann, tous deux Senior Legal Advisors (Conférence de La Haye), entourés de plusieurs membres du secrétariat de la Conférence de La Haye, dont Marta Pertegas, premier secrétaire, et Thomas John, Principal Legal Advisor. Dans une ambiance à la fois très studieuse et particulièrement conviviale, la trentaine de participants, a débattu et discuté chacun des points des deux projets qui leur a été soumis.
S'agissant du manuel sur la convention signification, il s'agissait de réviser la partie concernant la signification électronique. Cette matière étant en constante évolution depuis la création du manuel en 2006, sa révision est nécessaire. A cette fin, la Conférence de La Haye a produit un document très complet sur l'ensemble des aspects liés à la signification électronique. Il comprend des éléments d'information particulièrement complets sur l'état des pratiques et de la jurisprudence en la matière dans divers pays, faisant apparaître de grandes divergences pratiques, juridiques, jurisprudentielles et conceptuelles.
Les participants ont pu présenter leurs commentaires et remarques, lesquels ont été intégrés aux documents de travail. Ces documents révisés seront prochainement adressés aux pays membres de la Conférence de La Haye pour commentaires complémentaires. En mai 2014, la Conférence de La Haye tiendra une commission spéciale à laquelle l'UIHJ participera pour discuter les documents révisés afin qu'ils puissent être adoptés selon le principe de consensus général propre à cette grande organisation internationale.
